Ve stínu pandemie covidu-19 doznaly české podniky mnoha změn. Mezi nejvýraznější změny zajisté patří přechod na home office, který má řadu důsledků. Současný vývoj situace dává tušit, že návrat do normálního kancelářského života jen tak nenastane. Hybridní nebo čistě dálková forma práce bude součástí našeho pracovního života, dokud se situace s nákazou nedostane konečně pod kontrolu.
Co to pro firmy znamená?
Jak se ale správně připravit na období karantén a úspěšně přečkat omezení osobního kontaktu, aniž by došlo k ohrožení kyberbezpečnosti nebo technickým zádrhelům při práci? Připravili jsme si pro vás několik typů, jak zmodernizovat svou IT strukturu, aby vyhovovala vám i zaměstnancům.
1. Pořízení adekvátního hardwaru
Ze všeho nejdůležitější je připravit se plný přechod do online prostředí. Velké množství firem od začátku pandemie tak již učinilo a z toho důvodu je potřeba držet se určitých zásad a učinit kroky k zaručení dostupnosti potřebných technologií zaměstnancům a dbát na bezpečnost. Je proto nutné začít s revizí hardwaru.
Zaměstnancům se vyplatí pořídit ideálně notebooky místo desktopových počítačů. Při úplném opuštění kancelářského prostředí se rozhodně vyplatí využít služby IaaS (Infrasucture-as-a-Service). Zákazník si pronajímá infrastrukturu a s ní spojený server, úložiště a síť. Její kapacitu může využít dle aktuálních potřeb, je tedy plně škálovatelná. Odpadají tak budoucí starosti s kupováním lepšího serveru on-premise atd. Je také často bezpečnější než interní server.
2. Pořízení adekvátního software pro práci
Při přechodu na práci na dálku je dobré popřemýšlet o využití SaaS (Software-as-a-Service). Software pro práci, tak nebude spojen s konkrétním zařízením, ale s účtem zaměstnance. Ten tak nebude závislý na jednom zařízení a v případě potřeby se připojí z jiného. Také odpadá starost s pořizováním určitého počtu licencí. SaaS také nabízí různé nástroje pro interní komunikaci a hlídaní odvedené práce.
IT firmám a start-upům se může také vyplatit využít PaaS (Platform-as-a-Service). Jedná se o levnější cloudovou podobu middlewaru.
Existuje také mnoho nástrojů, které monitorují a poskytují doporučení k optimalizaci cloudových zdrojů, úložišť apod. Také je možné využít programy pro automatizaci a správu IT operací, které ušetří za náklady na manuální zásahy. Firmy by také měly myslet i na budování infrastruktury z pohledu svých zákazníků.
3. Outsourcing
Menší firmy, které nemají finanční prostředky pro zaměstnání vlastní IT podpory, mohou využít outsourcingu. Ten se vyplatí pro správu jednotlivých služeb např. pro správu e-mailu, CRM softwaru, serveru, kyberbezpečnosti apod. Díky outsourcingu máte více času starat se o své podnikání a zároveň máte jistotu, že se o případné technické potíže bude postaráno.
4. Komunikace
Hlavním způsobem komunikace je samozřejmě e-mail. Je proto potřeba pečlivě vybírat poskytovatele e-mailových služeb. Podstatné je si určit, kolik budete potřebovat e-mailových adres, jaký software a zařízení používáte a jak chcete rozšiřovat své podnikání.
Vyplatí se i zvolit vhodný software pro online porady (Teams, Zoom), rozdělování práce (Slack, Trello) a další interní komunikaci.
5. Kyberbezpečnost
Zvýšenou pozornost byste měli věnovat zvláště kyberbezpečnosti – poučit zaměstnance, používat software z ověřeného zdroje a dodržovat typické bezpečnostní zásady. Je nutné počítat s tím, že čím více firem přejde na home office, tím více vzroste počet útoků hackerů na platformy a služby, které jsou s ní spojené.
6. Plánování a kontrola rozpočtu
Před zakládáním nebo modernizováním IT struktury si nastavte rozpočet a pečlivě si rozmyslete své potřeby. Zohledněte počet zaměstnanců, jejich potřeby a typ práce, který vykonávají. Podle toho se rozhodněte pro vhodnou cloudovou platformu a kapacitu serveru. Pokud pro práci potřebujete konkrétní software, tak se podívejte na jeho alternativy a zda se vám více nevyplatí ve formě SaaS než přímo kupovat jeho licenci. Myslete také do budoucna, jestli budete chtít svou firmu rozšiřovat.
Dodatečná doporučení
IT infrastrukturu si vytvořte co nejjednodušší. Čím bude jednodušší infrastruktura, tím jednodušší bude její správa. Pokud nemáte specifické potřeby, tak vybírejte služby, které jsou ve svém odvětví standardní. Budete tak mít jistotu podpory a ušetříte za zaučování zaměstnanců.
Vybírejte komponenty IT struktury tak, aby ji bylo možné v budoucnu rozšířit, i když to momentálně neplánujete. Vyplatí se začít s rezervou než později platit za upgrade zařízení kvůli vyšším nárokům.
Vybírejte si pečlivě poskytovatele služeb a outsourcingu, IT podporu a servis, prodejce zařízení atd. a budujte s nimi pokud možno vřelé vztahy. Můžete se tak vyhnout případným pozdějším problémům od pomalých servisních zásahů po nekomunikování apod. Pokud hledáte spolehlivého dodavatele hardwaru a IT služeb, kontaktujte nás, rádi s vámi prokonzultujeme vaši situaci a navrhneme vhodné řešení.