Bezpečné nástroje pro vzdálenou spolupráci

Nástroje pro týmovou spolupráci jsou hnacím motorem moderních pracovišť – od umožnění efektivní týmové komunikace až po sledování postupu práce.

Používání online nástrojů pro spolupráci se však může stát slabým systémem kybernetické bezpečnosti a může zvýšit riziko kybernetických hrozeb. V případě nezabezpečení může takový nástroj napáchat obrovské škody.

Co tedy můžete udělat? Chcete-li se těšit z trvalého růstu, aniž byste ohrozili bezpečnost svého pracovního prostoru, musíte používat ty nejbezpečnější nástroje pro spolupráci, které jsou dnes k dispozici.

V tomto článku probereme, co jsou to bezpečné nástroje pro spolupráci a upozorníme na několik prověřených programů pro bezpečnou spolupráci včetně jejich klíčových funkcí.

Díky funkcím jako je plánování, rozvrhování a vytváření zpráv se nástroje pro online spolupráci staly základem interních i vzdálených pracovních týmů. Jenže ne všechny dostupné nástroje splňují vysoké bezpečnostní standardy, které by se měly dodržovat ve firemním prostředí.

Bezpečná platforma pro spolupráci má správná autentizační a autorizační opatření, která minimalizují pravděpodobnost úniku dat. To je zásadní, protože v nástrojích pro spolupráci jsou neustále sdíleny informace mezi zaměstnanci, klienty a partnery.

Kromě toho může bezpečný software pro spolupráci zabránit tomu, aby se k informacím dostávali lidé s nekalými úmysly – například prostřednictvím phishingu.

Pojďme se podívat na několik nástrojů, na které se můžete při vzdálené (i lokální) spolupráci opravdu spolehnout.

Microsoft Teams

Microsoft Teams je platforma pro firemní komunikaci, která společnostem šetří čas a umožňuje jim lépe komunikovat.

Díky funkcím jako je chat, online schůzky, správa projektů a spolupráce na dokumentech, je Microsoft Teams oblíbeným nástrojem pro online spolupráci.

Microsoft Teams umožňuje chatování, volání a videokonference – ty lze pořádat i pro velké publikum. Nechybí ani možnost sdílení obrazovky – se svými kolegy můžete sdílet obrazovku a zajistit tak, že všichni budou mít k dispozici potřebné informace. Sdílet můžete buď celou obrazovku nebo jen okno prohlížeče či konkrétní aplikaci. Samozřejmostí je také sdílení souborů – prostřednictvím aplikace Microsoft Teams lze sdílet různé soubory a dokumenty. Aplikace je pro tyto účely propojená se službami OneDrive, SharePoint a OneNote.

Bezpečnostní funkce aplikace Microsoft Teams:

Tato platforma pro spolupráci obsahuje stejné bezpečnostní protokoly, které jsou součástí sady Office 365. Zde jsou některé další funkce, které dělají z Microsoft Teams bezpečnou platformu pro spolupráci:

– implementuje dvoufaktorové ověřování v rámci celého týmu a organizace

– blokuje škodlivý obsah pomocí funkce Advanced Threat Protection (ATP)

– funkce bezpečných příloh zkoumá podezřelé přílohy

Asana

Asana je software pro spolupráci, který pomáhá dodržovat termíny a mít přehled nad společnými projekty.

Asana je určena pro plánování a koordinaci úkolů, jejich rozdělení a jejich přiřazení členům týmu. Toto řešení umožňuje spravovat všechny úkoly a vytvářet pro každý projekt samostatný ekosystém. Rozdělení velkých projektů na jednotlivé úkoly a poté na dílčí úkoly zmocňuje každého uživatele k odpovědnosti za svou zónu. Uživatel si vytváří vlastní prostor, kde sleduje všechny své dílčí podúkoly, úkoly a projekty. Tímto způsobem je práce prováděna jasně, plynule a bez problémů. Členové týmu si mohou snadno vyměňovat informace, data a reporty o stavu práce.

Asana je také přizpůsobena pro použití na mobilních zařízeních nebo ve webové verzi.

Bezpečnostní funkce aplikace Asana:

– využívá relační databázovou službu (RDS) společnosti Amazon, která usnadňuje replikaci, zálohování a obnovu dat

– nabízí hashování hesel pro ověření integrity hesla

– provádí rutinní hodnocení zabezpečení a vývoj softwaru zaměřeného na bezpečnost

Basecamp

Basecamp je online aplikace pro spolupráci, která umožňuje pracovním skupinám a týmům společně řídit svou práci a komunikovat mezi sebou. Pomocí ní můžete sledovat všechny úkoly, termíny, soubory, diskuse a oznámení týkající se práce. Ačkoli ji někteří označují jako aplikaci pro správu projektů – a jistě ji můžete ke správě projektů používat – jde o plnohodnotnou aplikaci pro spolupráci, a to díky její flexibilnější struktuře, která z ní činí spíše virtuální centrum pro týmy a organizace.

Basecamp přenáší data prostřednictvím zabezpečených připojení HTTPS a šifruje zálohy dat pomocí technologie GnuPrivacy Guard (GPG).

Protože umožňuje projektovým manažerům dohlížet na průběh projektu a sledovat aktualizace úkolů, není třeba pořádat schůzky mezi čtyřma očima.

Bezpečnostní funkce aplikace Basecamp:

– zavádí nepřetržité sledování interiéru a exteriéru

– má vyhrazený tým pro zabezpečení, infrastrukturu a výkon (SIP), který dohlíží na správu přístupu, síťové připojení a firewally

– provádí audity, aby zajistil, že jeho systémy jsou v souladu s PCI

– provádí programy odměn za chyby v systému HackerOne, aby prověřil a ověřil své bezpečnostní zásady

Slack

Slack je aplikace, která je určena pro týmy a pracoviště. Lze ji používat na různých zařízeních a platformách a je vybavena robustními funkcemi, které umožňují chatovat se spolupracovníky nejen jeden na jednoho, ale také ve skupinách.

Uživatelé mohou prostřednictvím Slacku nahrávat a sdílet soubory, stejně jako se integrovat s dalšími aplikacemi a službami. Lze granulárně ovládat téměř všechna nastavení, včetně možnosti vytvářet vlastní emoji.

Slack podporuje bezpečnou a bezproblémovou spolupráci ve firmě. Interní bezpečnostní nástroj Slack Enterprise Key Management (Slack EKM) navíc zajišťuje ochranu uživatelských dat. Tým si tak může navzájem předávat nápady za miliony dolarů bez obav, že je někdo ukradne.

Bezpečnostní funkce aplikace Slack:

– plná integrace se špičkovými poskytovateli služeb prevence ztráty dat (DLP)

– funkce správy a řízení rizik

– soulad se zásadami zabezpečení cloudu britského Národního centra kybernetické bezpečnosti

– administrativní řízení přístupu a monitorování systému

Trello

Trello je software pro týmovou spolupráci ve stylu kanban.  Umožňuje pracovat ve více rozvrženích od nástěnek po seznamy, takže delegování úkolů je jednoduché a zároveň efektivní. Organizuje vaše projekty a každodenní úkoly pomocí vytváření poznámkových karet na panelu. Úkoly a nápady lze zaznamenávat na karty Trello. Spolu s tím lze sledovat i postup práce. Uživatel může tyto karty třídit a organizovat na základě jejich kategorií. Na přední straně karet se zobrazuje rychlý přehled, jehož otočením se uživatel může ponořit do podrobnějších informací jako jsou kontrolní seznamy, termíny plnění, komentáře, přílohy atd. K dispozici je ukazatel pokroku, který přidává kontrolní seznam pro uspořádání seznamu úkolů. Ke kartám lze také připojit dokumenty a multimediální soubory.

Aby společnost Trello ještě více posílila své online zabezpečení, spolupracuje s odborníky na kybernetickou bezpečnost ze společnosti HackerOne, kteří odhalují a řeší zranitelnosti.

Bezpečnostní funkce aplikace Trello:

– provádí týdenní skenování zranitelností a každoroční testy na narušení bezpečnosti dat

– umožňuje libovolnému členovi v pracovním prostoru zobrazit karty nebo nastavit karty jako veřejné či soukromé

– dvoufaktorové ověřování ve všech plánech

– šifrované úplné zálohování každých 24 hodin