Shrnuli jsme nejčastější oblasti, které brzdí procesně neřízené firmy.
Nejdůležitější otázka pro tyto firmy je, jak včas identifikovat a eliminovat rizika. Současně je nutné se systémově připravit pro případ, že se krizové scénáře napříč celým světem budou opakovat. Nejde ale jen o práci s riziky – procesní řízení je zásadní předpoklad pro zdravý růst a rozvoj firmy. Pokud vám některé z následujících oblastí přijdou povědomé, neváhejte nás kontaktovat!
Podívejte se na nejčastější problémy procesně neřízených firem.
1. Pravomoci a zodpovědnost
Nejednoznačné nastavení pravomocí a zodpovědností je velký problém pro řadu firem.
Polovina lidí z firmy pořádně neví, co má přesně v náplni práce a za co zodpovídá. Při nástupu nových zaměstnanců mají problémy s jejich rychlým „nesystémovým“ začleněním do firmy.
Při ukončení spolupráce se zaměstnanci odchází také většina jejího know-how a s každým novým zaměstnancem začíná téměř od začátku.
Blízcí spolupracovníci neznají přesně své role a tápají, jak jsou jejich role provázané s jejich kolegy.
Kdysi někdo někdy napsal všeobecnou směrnici, co kdo má dělat – tuto směrnici už ve firmě ale hodně dlouho nikdo neviděl, natož aby s ní aktivně pracoval.
Zvykové právo aneb zvyk je železná košile – to je známá provozní slepota.
2. Interní směrnice
Zmatek v interních směrnicích přináší velké komplikace. Například firma má dnes 180 zaměstnanců, dalších 80 přibude anebo ubude skokově během následujících dvou měsíců a nikdo neví, kdo co má a bude mít na starosti.
Nikdo neví, jak integrovat další závod (fúze dvou firem) do stávající organizační struktury a neztratit přehled a neprodělávat.
Institut vyvinění (jasně definovaná role daného zaměstnance).
3. Odměňování zaměstnanců
Neodměňování zaměstnanců dle výkonnosti a dosažených výsledků může napáchat velké škody, a to obzvláště ve firmách, kde KPI (klíčové ukazatele výkonnosti organizace) je sprosté slovo. Nedostatečné a důsledné vyhodnocování vládne.
Všem stejně jedním metrem – nedbá se na výkonnost ani výsledek.
Motivace zaměstnanců skomírá – „stravenky“ už dávno nejsou tahákem. Stačí tato forma benefitů v dnešní době?
4. Spoléhání na „papír“
Firma rychle roste anebo naopak propouští své zaměstnance aneb zápisky na papír přestávají stačit a firmu je potřeba řídit v běžných i krizových scénářích.
Při „plochém“ řízení (organizační struktura) se často vytrácí přehled o chodu firmy, jednotlivých odděleních a zodpovědnostech za jednotlivé úkoly.
Při velkém počtu zaměstnanců začínají být směrnice v „papírové“ podobě nedostačující a vedou k chaosu.
Změnové procesy se musejí přepisovat ručně a většinou se o nich nedozvědí všichni.
V takovém případě může docházet k velkým potížím, není-li firma řízena procesně, a to jak při velkém nárůstu počtu zaměstnanců, tak i v případě, kdy dochází k masivnímu propouštění.
5. Procesy
„Nějaké“ procesy firma má, ale neřídí se jimi, to je typická scéna v mnoha firmách. V mnoha firmách historicky existují procesy pro řízení, ale chybí jejich dodržování. Ne všichni zaměstnanci jsou obeznámeni se směrnicemi. Řídicí procesy jsou staré a nerevidované, neodpovídají současnému stavu.
Jak vám můžeme pomoci?
Pokud už ve firmě dojde k rozhodnutí, že bude řízena procesně, je nezbytné řízení nejprve důkladně popsat, tzv. formalizovat – nastavit je, uvést v život a představit je lidem v organizaci. Následně je zapotřebí začít nastavovat procesní metriky, KPI a procesy optimalizovat, zkvalitňovat, zrychlovat a zjednodušovat.
Netušíte, jak na to? Kontaktujte nás, jsme tady pro vás!